Sydonia
Brasão Alfândegas da Guiné-Bissau

Alfândegas
da Guiné-Bissau

Manual do Manualizador

Orientações para a Construção, Atualização e Ampliação dos Manuais Aduaneiros da Guiné-Bissau

Construção de Novo Manual Aduaneiro

1. Onde?
  1. A construção de qualquer novo manual deve respeitar a arquitetura centralizada no website oficial das Alfândegas da Guiné-Bissau. Não devem ser criados repositórios externos ou pastas fora da árvore de diretórios oficial para garantir a integridade e a manutenção futura.

  • Endereço Base: Todos os manuais residem sob o domínio alfandegas.mef.gw.

  • Diretórios Estruturados:

    • Para manuais de consulta geral: alfandegas.mef.gw/manual-de-***********/

    • Para manuais de uso interno: alfandegas.mef.gw/manual-de-***********-funcionarios/

  • Padrão de Endereço URL: manter o padrão de URL amigável em minúsculas e sem caracteres especiais, conforme o exemplo acima.

  • Ambiente de Edição: O “manualizador” trabalha diretamente na plataforma de gestão de conteúdos do website, garantindo que a atualização seja refletida em tempo real para os utilizadores. 

Os manuais são construídos utilizando o Sistema de Gestão de Conteúdos WordPress em conjunto com o plugin Elementor.

3. A estratégia de “Manualização” da DGA baseia-se na separação clara entre o que o cidadão precisa de saber e o que o Estado precisa de executar. Antes de redigir, o manualizador deve definir o seu público-alvo:

  • Público Externo (Geral): Composto por importadores, exportadores, viajantes, despachantes e agentes económicos. O conteúdo deve ser didático, focado em direitos, deveres, taxas e passos para a regularização de mercadorias.

  • Público Interno (Funcionários): Composto exclusivamente por agentes e quadros das Alfândegas. O conteúdo foca-se em fluxos de trabalho internos, utilização de sistemas (ex: Sydonia World), critérios de conferência física, procedimentos de fiscalização e normas disciplinares.

Nota de Eficiência: Sempre que um tópico for comum a ambos (ex: “O que é uma Declaração de Importação”), o manualizador deve redigir no Manual Público. O Manual de Funcionários servirá apenas para complementar com as instruções que o público não deve ou não precisa de aceder.

4. O acesso aos manuais é diferenciado por meio de credenciais, garantindo que informações sensíveis permaneçam protegidas:

  • Acesso Público: As páginas de manuais gerais (ex: Manual de Importação Público) são de livre acesso. 

  • Acesso Restrito (Área do Funcionário): * Para aceder aos procedimentos internos, o funcionário deve realizar o “Início de Sessão” (Login) com as credenciais autorizadas. O funcionário deverá procurar o setor de informática e tecnologia de sua repartição para receber os dados para login.

    • Persistência de Sessão: Uma vez autenticado em algum dos Manuais para Funcionários, o utilizador terá acesso livre a todos as suas páginas e a outros manuais para funcionários (Importação, Exportação, Trânsito, etc.) sem necessidade de nova autenticação durante a mesma navegação.
    • Os manuais de uso exclusivo devem ostentar o ícone de cadeado ou um aviso visual claro no topo da página, de modo a evitar a confusão de quem está a operar.

5. A edição dos manuais no website da DGA utiliza o construtor visual Elementor, permitindo que o manualizador organize o conteúdo de forma intuitiva e profissional sem necessidade de programação.

Ambiente de Edição (Back-end)

Para realizar qualquer alteração, o manualizador deve aceder à consola de administração:

Fluxo de Trabalho com o Elementor

Ao entrar no painel, o processo de edição segue estes passos:

  1. Localização da Página: No menu “Páginas”, faça uma busca pelo nome do manual desejado (ex: “Manual de Importação”).

  2. Aceder ao Construtor: Clique na opção “Editar com Elementor”. O ecrã será dividido: à esquerda, os blocos de construção (widgets); à direita, a visualização real da página.

  3. Edição de Blocos: Clique diretamente sobre o texto ou imagem que deseja alterar. Utilize o painel da esquerda para formatar o estilo (cores, fontes e alinhamentos).

  4. Uso de Modelos (Templates): Para garantir que todos os manuais tenham a mesma “cara”, utilize as secções pré-definidas. Isso mantém a consistência visual entre os manuais públicos e de funcionários.

  5. Modo Responsivo: Verifique sempre, no ícone de “Modo Responsivo” (na barra preta, ao alto), se o manual está legível em telemóveis e tablets.

  6. Publicação: Após terminar as edições, clique no botão rosa “Publicar” no canto superior direito.

Dica Técnica: O Elementor guarda um histórico de revisões. Se cometer um erro grave ou apagar um bloco por acidente, clique no ícone de “Histórico” para restaurar uma versão anterior da página.

6. COMO CONSTRUIR MANUAL PARA FUNCIONÁRIOS?

A construção deste manual baseia-se numa estrutura híbrida. O objetivo é maximizar a eficiência administrativa e eliminar o risco de informações contraditórias causadas pela “manutenção dupla” de conteúdos.

6.1. A Regra da “Fonte Única de Verdade”

Para evitar a necessidade de atualizar dois manuais sempre que uma regra muda, adotamos a seguinte diretriz:

  • Conteúdo Comum: Sempre que um tópico for de interesse tanto para o cidadão quanto para o agente (ex: “Anexação de Documentos” ou “Cálculo de Direitos”), ele deve ser mantido apenas no Manual Público.

  • Redirecionamento: No menu do Manual de Funcionários, esses tópicos devem ser apenas links (URLs) que levam o utilizador para a página correspondente no manual principal.

  • Vantagem: O “manualizador” altera a informação num único local e a atualização é imediata para todos os públicos.

6.2. Sinalização de Conteúdo (Ícones de Referência)

Para que o funcionário saiba exatamente em que ambiente está a navegar, utilizaremos uma sinalização visual nos menus ou nos títulos das páginas:

  • 🔒 Conteúdo Exclusivo: Identifica páginas que contêm procedimentos reservados (de interesse exclusivamente interno) e que só existem no Manual de Funcionários.

  • 🌐 Conteúdo Público: Identifica tópicos que, ao serem clicados, redirecionam o funcionário para o manual principal (público).

6.3. Configuração Técnica de Visibilidade

Embora o manual seja híbrido, as páginas exclusivas exigem proteção rigorosa:

  1. Proteção por Palavra-passe: No painel lateral do WordPress (Resumo > Visibilidade), selecione “Protegido por senha” e utilize a credencial padrão *********.

  2. Persistência de Sessão: O sistema permite que, após o primeiro acesso à área restrita, o funcionário navegue para o manual público e utilize o botão “Voltar” do navegador para retornar à área reservada sem precisar de se autenticar novamente.

  3. Segregação de URLs: Utilize o sufixo -funcionarios nas páginas exclusivas (ex: /manual-de-importacao-funcionarios/) para facilitar a organização interna do website.

6.4. Gestão de Conteúdo Reservado

Mesmo em ambiente logado, o manualizador deve ter cautela:

  • Proibição de Dados Reais: Nunca utilize nomes ou documentos reais de contribuintes em exemplos. Use dados fictícios ou anonimizados.

  • Capturas de Ecrã: Ao ilustrar o Sydonia World, certifique-se de ocultar valores ou identificações de processos reais sob fiscalização.

Diretriz de Eficiência: “Se o público pode ler, publique no Manual Principal. O Manual de Funcionários deve ser o destino apenas para o que é ‘estritamente para uso interno’.”

7. A arquitetura dos manuais da DGA é híbrida. Isso significa que o Manual para Funcionários não deve repetir informações que já constam no Manual Público. Em vez disso, deve utilizar links inteligentes para complementar a informação.

A Regra de Ouro da Ligação (Link)

  • Do Restrito para o Público: É permitido e incentivado. Se o funcionário está a ler um procedimento interno e precisa de consultar a base legal que também é pública, o link deve levá-lo para a página pública.

  • Do Público para o Restrito: ESTRITAMENTE PROIBIDO. Nunca insira um link no Manual Público que aponte para uma página de “Funcionários”. Isso causa erro de acesso para o cidadão e denuncia a existência de conteúdo oculto, o que é má prática de design de website.

Como Estruturar a Navegação

Para manter a coerência, o manualizador deve adotar os seguintes procedimentos técnicos:

  1. Links de Complementaridade: No Manual para Funcionários, ao citar um passo que é idêntico para o contribuinte, utilize a expressão: “Para os passos gerais de submissão, consulte o [Manual de Importação Público]”.

  2. Abertura de Separadores: Configure os links para manuais externos ou documentos PDF para abrirem sempre num “novo separador” (target=”_blank”). Isto evita que o funcionário perca a sua posição no fluxo do procedimento interno.

  3. Ancoragem de Tópicos: Sempre que possível, faça o link para a “âncora” específica do tópico (o ponto exato da página) e não apenas para a página inicial do manual. Isto poupa tempo ao utilizador e evita pesquisas desnecessárias.

  4. Verificação de Credenciais: Lembre-se: quando um funcionário clica num link que o leva do manual restrito para o público, ele continua logado no sistema. Se ele precisar de voltar atrás, o botão “Retroceder” do navegador manterá o seu acesso à área restrita.

8. Mesmo na redação de manuais destinados exclusivamente aos funcionários aduaneiros (em ambiente com autenticação), a segurança da informação deve ser a prioridade absoluta. O facto de um conteúdo estar em área restrita não elimina o risco de acesso indevido. Assim, observe as seguintes diretrizes:

  • Diferenciação de Conteúdo: O Manual para Funcionários deve conter orientações procedimentais de interesse interno, mas nunca informações classificadas como sigilosas ou de estratégia de Estado.

  • Proibição de Dados Confidenciais: Não utilize o website para descrever métodos de inteligência, parâmetros de seleção de risco, senhas de sistemas ou chaves de cifragem. O comprometimento destas informações pode paralisar a atuação do Estado.

  • Proteção de Dados Pessoais: Jamais insira nomes, números de documentos, moradas ou fotos reais de contribuintes ou servidores. Para ilustrar ecrãs de sistemas ou casos práticos, utilize exclusivamente dados fictícios ou anonimizados.

  • Gestão de Capturas de Ecrã: Ao capturar imagens do sistema para o manual, certifique-se de ocultar qualquer informação que identifique pessoas ou valores reais de operações sob fiscalização.

  • Cultura de Vigilância: Lembre-se que a segurança do manual digital depende também da guarda da credencial individual de cada “manualizador” e utilizador.

9. Construção da Homepage do Manual (Estrutura Macro)

A homepage de cada manual deve funcionar como um centro de navegação intuitivo, evitando que o utilizador se perca em menus complexos. A lógica de montagem baseia-se nos seguintes critérios:

9.1 Blocos

Identificar os grandes blocos que compõem a temática, buscando-se, dentro do possível, organizá-los pela “linha do tempo”.

A homepage deve ter, no máximo, 4 a 6 blocos principais para não confundir o utilizador.

A estrutura visual do manual deve ser organizada em blocos que representem as fases lógicas do processo. No exemplo do Manual de Importação, os blocos foram definidos da seguinte forma:

  1. Preparação: Foco nas etapas prévias ao registo (ex.: Documentos Necessários).

  2. Declaração em Detalhe (DD): O coração do registo no Sydonia World.

  3. Conferência Aduaneira: Onde se concentram as etapas de controlo 

  4. Etapas do Despacho: O fluxo cronológico após a conferência.

  5. Tributos e Isenções: Assunto geral.

  6. Requisitos Especiais / Inspeção Aduaneira: Casos que exigem ritos diferenciados.

9.2 Cards

Definir os cards de cada bloco.  Sugere-se utilizar o widget “Caixa de Ícones” do Elementor para representar cada processo em card. Os ícones devem ser intuitivos. Ex.: Um camião para “Carga” ou uma caixa aberta para “Verificação Física”. 

Os títulos devem ser curtos e claros: “Etapas do Despacho” é mais funcional do que “O que acontece após a conferência”.

Cada card deve apontar para uma página-mestra que, por sua vez, detalha os passos específicos.

9.3 Encadeamento Lógico

A lógica deve seguir o fluxo real da mercadoria na estância aduaneira.

10. ESTRUTURA E APRESENTAÇÃO (A ARQUITETURA DO CONTEÚDO)

O Tripé da Manualização Aduaneira: Procedimentos – Guia de Sistemas – Legislação

Para que todos os manuais da DGA mantenham uma identidade única e funcional, a redação deve assentar obrigatoriamente neste tripé fundamental. O objetivo é que o website não seja apenas um repositório de textos, mas uma ferramenta prática de trabalho e formação integral de novos funcionários.

10.1. Procedimentos: Organização por Etapas (Fluxo de Trabalho)

O conteúdo não deve ser apresentado como um bloco de texto teórico, mas sim como um passo a passo cronológico das operações aduaneiras.

  • Exemplo (Manual de Importação): Divida o processo em etapas sequenciais: Manifesto de Carga – Registo da Declaração – Liquidação – Pagamento.

  • Linguagem Prática: Use verbos no imperativo para instruções (ex: “Clique em…”, “Submeta o formulário…”).

10.2. Guia de Sistemas: O Roteiro Visual do Sydonia World

Para cada procedimento administrativo descrito, é obrigatório apresentar o correspondente passo a passo no Sydonia World.

  • Ecrã a Ecrã: O manualizador deve capturar e inserir imagens do sistema, tela por tela, assinalando com destaques (setas ou caixas) onde o utilizador deve clicar ou quais dados deve inserir.

  • Destaques com Elementor: Utilize o widget de Aviso/Alerta para pontos críticos no sistema (ex: “Atenção: Valide sempre o comprovativo de pagamento antes de prosseguir”).

10.3. Legislação: A Base Jurídica Aplicada

Cada manual deve conter uma secção específica denominada LEGISLAÇÃO, funcionando como uma biblioteca jurídica temática que sustenta os procedimentos.

  • Organização por Assuntos: Não liste apenas os diplomas de forma esparsa; organize-os por subassuntos (ex: Isenções, Prazos de Armazenagem, Infrações Aduaneiras).

  • Acesso Direto: Sempre que possível, insira o link direto para o PDF do decreto ou despacho citado, evitando que o funcionário tenha de realizar buscas externas.

  • Integração com o Website: No caso do website da Guiné-Bissau, esta parte do tripé encontra-se suprida pela secção LEGISLAÇÃO POR ASSUNTO da página principal (homepage). Esta facilidade não obsta à necessidade de se apresentarem links diretos e abundantes citações de fundamentos legais ao longo de todos os conteúdos expostos, garantindo o suporte jurídico imediato em cada etapa do procedimento. 
10.4. Secção de Casos Especiais (Versões Avançadas)

Um manual aduaneiro robusto deve prever as exceções à regra geral. Embora o modelo inicial foque no fluxo padrão de desalfandegamento, versões mais avançadas do manual poderão incluir uma secção dedicada a situações que possuam ritos ou exigências próprias.

  • Finalidade: Detalhar procedimentos que se afastam da regra geral, como a importação de viaturas (veículos), que possui regras específicas de valoração e limites de idade, ou regimes suspensivos particulares.

  • Apresentação Sugerida: Nestas futuras atualizações, recomenda-se o uso de Acordéons no Elementor para listar requisitos de casos especiais, mantendo o ecrã limpo e facilitando a consulta rápida pelo utilizador.

Diretriz de Ouro: A aplicação rigorosa deste Tripé permite que um funcionário recém-admitido consiga realizar uma operação complexa apenas seguindo as orientações do manual, garantindo a autonomia da equipa local.

11.1 O título deve ser idêntico ao nome do Cartão (Card) na homepage.

Exemplo:

Título: Exame Documental

Dica – No Painel do WordPress: Criar Nova Página. Esta etapa precede a utilização do Elementor e foca-se na configuração estrutural da página.

11.2 Atribuir Página Superior e Endereço URL

A Definição da Hierarquia da página garantirá a atribuição correta do endereço URL.  

Exemplo:

Título: Exame Documental

URL: …/manual-de-importacao/exame-documental/

Dica – WordPress: No menu lateral direito, em “Atributos da Página”, localizar o campo “Superior” ou “Página Ascendente” e selecionar a página principal do manual (ex.: Manual de Importação).

Esta ação garante que o endereço fique estruturado corretamente: …/manual-de-importacao/exame-documental/

11.3 Ativar a Edição com o Elementor

Clicar no botão “Editar com o Elementor”, localizado na parte superior do painel, após a definição do título e da página ascendente. Esta ação realiza a transição entre as configurações estruturais do WordPress e o design visual da página.

11.4 Importar Modelo Estruturado

Clicar no ícone da “Malinha” (Adicionar Modelo) na área de edição e selecionar um modelo já existente na biblioteca.

Dica: Para garantir a identidade visual e a rapidez na execução, deve-se utilizar modelos pré-configurados pela equipa. Isto evita ter de configurar margens, cores e fontes manualmente em cada página nova.

Há vários modelos de páginas salvos pela equipa da DGA, escolha o que melhor se assemelhe à página a ser produzida.

11.5 Customizar o Conteúdo do Modelo

Alterar os textos, ícones e hiperligações do modelo importado para que correspondam ao novo tema.

11.6 Estruturar o Conteúdo Operacional

Organizar a página utilizando o “Tripé da Manualização”: Procedimento, Guia de Sistema (Sydonia) e Legislação.

Obs. A parte de Legislação já se encontra acessível ao utilizador em todas as páginas do website da DGA, no cabeçalho, onde se acede a toda a legislação aduaneira aplicável ao país, inclusive classificada por assunto.

11.7 Inserir Procedimentos e Orientações

Inserir orientações detalhadas sobre o assunto da página, incluindo procedimentos aplicáveis, dicas, recomendações e links para outras páginas relacionadas.

Exemplos: Introdução, “Regras Práticas para o Exame Documental”, “Comunicação e Exigências no Despacho”, “Preenchimento do CV” e link para a página “Exame Documental pública”, todos conteúdos da página Exame Documental – Funcionários, do Manual de Importação – Funcionários.

1.18 Inserir Roteiros do Sydonia World

Capturar e inserir imagens do sistema (ecrã a ecrã), utilizando setas ou caixas de destaque para indicar as ações.

Dica: Utilize o widget “Acordeão” para inserir textos e imagens (ecrãs) de forma organizada e limpa.

Exemplo: Passo a Passo – Conferência Aduaneira, na página Verificação Física – Funcionários, do Manual de Importação – Funcionários.

1.19 Adicionar Alertas e Notas Técnicas

Utilizar o widget de “Aviso” para destacar pontos críticos que podem gerar erros no despacho ou infrações.

Exemplo: Nota Técnica, na página Declaração em Detalhe/Tabelas de Referência, do Manual de Importação

12. Como o seu manual é focado no “passo a passo” do Sydonia World, este tópico é o que garantirá a qualidade visual e a segurança das informações.

12.1. Padrão de Captura (Prints)

Para que o manual não pareça uma “colagem” de imagens de tamanhos diferentes, siga estas regras:

  • Foco no Útil: Não capture o ecrã inteiro do computador (com barra de tarefas, abas do navegador, etc.). Capture apenas a janela do Sydonia ou a secção específica que está a ser explicada.

  • Resolução: Utilize a ferramenta de recorte do Windows (Win + Shift + S) para garantir que o texto dentro da imagem esteja nítido e legível no website.

12.2. Edição e Destaques (O “Roteiro Visual”)

Antes de subir a imagem para o Elementor, utilize um editor simples (ou o próprio recurso de anotação do Windows) para:

  • Setas e Caixas: Use a cor Vermelha ou Amarela para circular botões ou campos onde o funcionário deve interagir.

  • Numeração: Se uma tela do Sydonia exige preencher 3 campos em ordem, coloque pequenos círculos numerados (①, ②, ③) sobre eles.

12.3. Técnica de “Ocultação” (Segurança)

Conforme discutimos no item de informações sensíveis, é obrigatório rasurar dados reais:

  • Tarja Negra ou Desfoque (Blur): Utilize para cobrir nomes de contribuintes, valores de faturas reais ou números de processos que foram usados como base para o print.

  • Dados de Teste: Sempre que possível, tire os prints num ambiente de treinamento/homologação com dados fictícios.

12.4. Implementação no Elementor

Ao inserir a imagem na página:

  1. Legenda: Utilize o campo de legenda do widget de imagem para descrever a ação (ex: “Figura 1: Ecrã de validação de manifesto no Sydonia”).

  2. Tamanho: Ajuste o “Image Size” para Full ou Large para evitar que o Elementor comprima a imagem e a deixe “baça” (embaçada).

  3. Lightbox: Ative a opção “Lightbox” nas configurações da imagem. Assim, se o print for pequeno, o funcionário pode clicar nele para o expandir e ver os detalhes em ecrã inteiro.

Testar todos os botões e cartões da página final para garantir que as ligações (links) apontam para os destinos corretos.

Esta revisão evita a existência de “páginas órfãs” ou erros 404 que frustram o utilizador.

Ativar o modo de visualização “Responsivo” no Elementor e ajustar o tamanho de fontes e imagens para telemóvel.

15. Antes de clicar no botão “Publicar” (ou GUARDAR COMO RASCUNHO) do Elementor, o manualizador deve realizar esta verificação rápida. Se algum destes pontos não estiver em conformidade, a publicação deve ser suspensa até à sua correção.

☐ Segurança e Privacidade

  • Removi ou rasurei todos os nomes, valores e documentos reais das capturas de ecrã?

  • A página de acesso exclusivo para Funcionários está configurada como “Protegida por senha” (*********)?

  • Usei dados fictícios nos exemplos de preenchimento do Sydonia?

☐ Navegação Híbrida

  • Os tópicos de acesso exclusivo estão sinalizados com o ícone 🔒?

  • Testei os links num separador anónimo para garantir que o utilizador não recebe um erro “404” ou “Acesso Negado” indevido?

☐ Qualidade Visual (O Tripé)

  • A estrutura respeita o Tripé: Procedimento – Guia de Sistema – Legislação?

  • As capturas de ecrã do Sydonia têm setas ou destaques nos campos de clique?

  • Usei o Widget de Alerta (Amarelo ou Vermelho) para os pontos onde o erro do funcionário é crítico?

☐ Usabilidade

  • O texto está escrito de forma simples, com verbos no imperativo (ex: “Clique”, “Submeta”)?

  • As tabelas e acordéons estão legíveis tanto no computador como no telemóvel (Modo Responsivo)?

Lembre-se: Um manual desatualizado ou com erros é mais perigoso do que a ausência de um manual. Na dúvida, mantenha a página em “Rascunho” até validar a informação com o supervisor da área.

Alterar o estado da(s) página(s) para “Publicada” e garantir que ela(s) constem no menu de navegação do manual correspondente.

Um manual só está “vivo” quando é integrado na estrutura principal do website.

17.1 Monitorizar Alterações Legislativas e Procedimentais. Verificar periodicamente se novos Decretos ou Despachos impactam os procedimentos descritos.

Dica: Utilize a página “Legislação” do website como sentinela para identificar o que precisa de ser atualizado nos manuais.

17.2 Atualizar Capturas de Ecrã. Substituir as imagens do Sydonia sempre que houver mudanças na interface ou nos campos de preenchimento. Imagens desatualizadas geram insegurança no funcionário e nos utentes e podem levar a erros operacionais.

17.3 Registar o Histórico de Atualizações. Inserir, no final da homepage do manual, a data da última revisão.

© Copyright 2026. Alfândegas da Guiné-Bissau. Todos os direitos reservados.​ Versão: 18/05/2026

Política de privacidade